5 bí quyết vàng giúp giảm chi phí của một cuộc gọi Call Center

Call Center được coi là hoạt động hiệu quả khi các chỉ số hoạt động nội bộ và xếp hạng của khách hàng tốt. Một trong những chỉ số không thể không kể đến là chỉ số CPC. Có thể hiểu CPC là chi phí của một cuộc gọi, nó giúp người quản lý Call Center đảm bảo tốt chi phí hoạt động. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn 5 mẹo vàng giúp giảm thiểu chi phí cho cuộc gọi Tổng đài ngay bây giờ.

CPC là gì?

CPC có thể được tính bằng tổng của tất cả các chi phí liên quan đến việc chạy Trung tâm cuộc gọi chia cho tổng số cuộc gọi được xử lý. Bạn có thể chia nhỏ chi phí cho từng kênh tương tác như: Điện thoại, chat, email, mạng xã hội… Điều này giúp bạn đánh giá chi tiết hơn về từng kênh tương tác.

Mục đích chính khi phân tích và đánh giá chỉ số này là giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và sự hài lòng tốt nhất cho khách hàng.

5 cách để giảm chi phí cuộc gọi Call Center?

Tối ưu hóa hệ thống thoại tự động

Đầu tiên phải kể đến việc tối ưu hóa IVR, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá chi phí viễn thông. Chi phí cho mỗi cuộc gọi sẽ giảm do khách hàng có thể kết nối nhanh hơn với nhà điều hành.

Do đó, hãy giúp khách hàng kết nối với tổng đài nhanh chóng hơn bằng cách cài đặt các câu chào tự động ngắn và quan trọng nhất là nâng cao sự hài lòng của khách hàng khi cuộc gọi kết nối với tổng đài. nhanh hơn.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  Router là gì? Các loại thiết bị Router

Trong trường hợp bạn muốn tối ưu hóa IVR, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

● Để tối ưu tốt IVR, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu những câu hỏi và thông tin cơ bản nhất mà khách hàng tìm kiếm qua điện thoại là gì?

● Trong trường hợp hệ thống IVR đưa ra các nút để khách hàng lựa chọn các yêu cầu cần thiết nhưng khách hàng không chọn thì IVR sẽ xử lý như thế nào?

● Lựa chọn ngôn ngữ sẽ được sắp xếp như thế nào trên IVR?

● Đa số khách hàng sẽ đưa ra lựa chọn nào? Những lựa chọn đó có được ưu tiên hàng đầu không?

Tạo tự phục vụ

Có thể nói, việc tạo ra các chế độ tự phục vụ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản tiền lớn. Thay vì một doanh nghiệp thuê nhân viên để phục vụ một khách hàng duy nhất, họ có thể thiết lập hệ thống trả lời tự động với những yêu cầu hoặc mong muốn mà nhiều khách hàng đã thực hiện. Từ đó có thể tổng hợp lại thành hệ thống tự cài đặt để khách hàng tiện theo dõi.

Yêu cầu cơ bản của khách hàng nên tự phục vụ, điều này vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn và phục vụ theo nhu cầu của chính mình.

Ngày nay IVR có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu cơ bản của khách hàng mà khách hàng không cần phải kết nối với nhà điều hành. Do đó, Call Center có thể xử lý nhiều cuộc gọi khác với nhu cầu khá phức tạp từ khách hàng. Không chỉ vậy, nhờ IVR, các cuộc gọi từ khách hàng có thể được xử lý 24/7, giúp giảm CPC khá nhiều.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  Vmware server là gì? Tính năng và cách hoạt động như thế nào?

Công nghệ gọi lại tự động

Hiện nay, công nghệ gọi lại tự động đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Cuộc gọi nhỡ của khách hàng trong trường hợp tất cả máy bận sẽ được hệ thống ghi âm và tự động gọi lại cho khách hàng theo danh sách chờ. Đây là lúc công nghệ gọi lại tự động phát huy tác dụng, điều này sẽ không làm cho các doanh nghiệp bỏ lỡ một khách hàng.

Nhờ đó, Call Center tiết kiệm được chi phí phát sinh khi chờ đợi của khách hàng và khách hàng không lo phải chờ đợi quá lâu mà vẫn được phục vụ một cách tốt nhất như đã cam kết. Đây cũng là một điểm cộng trong việc bán hàng không bị mất khách, nhất là những khách hàng thân quen với doanh nghiệp đó.

Định tuyến cuộc gọi thông minh

Định tuyến cuộc gọi thông minh sẽ giúp khách hàng được tư vấn nhiệt tình bởi kỹ thuật viên đúng với chuyên môn đó. Giúp khách hàng giải quyết vấn đề nhanh chóng, đúng trọng tâm.

Quy trình làm việc nhanh chóng cũng sẽ giúp người vận hành làm được nhiều việc khác. Vì vậy, định tuyến cuộc gọi thông minh sau yếu tố IVR là vô cùng cần thiết không chỉ giúp giảm giá thành mỗi cuộc gọi mà vẫn làm hài lòng khách hàng một cách nhanh nhất.

Các công cụ quản lý nguồn nhân lực

Có thể nói các công cụ quản lý Call Center rất chuyên biệt, các cuộc gọi này có khả năng đánh giá các cuộc gọi trong lịch sử. Từ đó có thể tổng hợp số lượng cuộc gọi có thể nhận trong tương lai, với khả năng phân chia rõ ràng từng khung giờ trong ngày.

Không chỉ vậy, công cụ quản lý nhân sự có thể giúp dự đoán số lượng nhân viên cần thiết cho công việc, thậm chí phân chia công việc theo thời gian cụ thể theo ngày, theo giờ một cách dễ dàng.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  CRM là gì? Lợi ích và tầm quan trọng của CRM với doanh nghiệp

Do đó, công cụ này là cánh tay đắc lực giúp các nhà quản lý biết được chính xác số lượng nhân viên mà mình cần.

✤ Top 20 bài viết Tổng Hợp mới nhất :

Xem thêm nhiều Tổng Hợp mới hay

Leave A Reply

Your email address will not be published.