5 cách giảm dung lượng file Excel nhanh chóng và đơn giản

0

Microsoft Excel là phần mềm hỗ trợ bảng tính được sử dụng rộng rãi và phổ biến, đặc biệt là đối với những ai đang làm việc Office. Excel lưu trữ một số lượng lớn các File dữ liệu khác nhau nên sẽ gây ra tình trạng quá tải khi chia sẻ trên Internet. Bài viết sau của Đám mây Rapidsharefiles Tôi sẽ chia sẻ 5 cách đơn giản để giảm dung lượng File Excel Nhanh. Cùng tham khảo nhé!

Lưu File dưới dạng File nhị phân

Cách đầu tiên là lưu File dưới dạng File nhị phân. Bằng cách này, kích thước File Excel của bạn sẽ giảm đáng kể. Việc lưu các tập tin ở định dạng này sẽ giúp bạn chuyển và chia sẻ thành công các tập tin sang các khu vực khác, tiện lợi và nhanh chóng hơn.

Sau khi mở phần mềm Microsoft Excel, bạn cần thực hiện các bước sau:

Tải game crack việt hoá tại: https://daominhha.com

Nhấn vào File trên thanh công cụ -> Chọn Open -> Chọn File cần giảm kích thước -> Nhấn Open.

Mở File Excel, bạn tiếp tục bấm vào từng danh mục:

File -> Chọn Lưu Dưới dạng (lưu dưới dạng)

Sau đó, người dùng cần tiến hành đặt tên cho File trong phần Tên File. Tiếp theo, bạn bấm vào File Format (định dạng File).

Định dạng File -> Chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel (File nhị phân) -> Chọn Lưu.

Với cách trên, các tập tin của bạn sẽ được lưu trữ với dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với khi lưu tập tin bằng các phần mở rộng khác như trước đây. Sau khi lưu, File nhỏ hơn sẽ được thay thế và lưu vào máy tính.

Trong trường hợp muốn xóa các định dạng có điều kiện, bạn có thể tham khảo chi tiết ở phần tiếp theo.

Xóa định dạng có điều kiện

Loại bỏ định dạng có điều kiện là một trong những chức năng hữu ích để giảm kích thước File Excel. Định dạng có điều kiện giúp tìm kiếm dữ liệu dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, điều này sẽ khiến File của bạn bị chiếm nhiều dung lượng, vì vậy bạn cần xóa nó khỏi bảng tính. Điều đầu tiên bạn cần làm là mở phần mềm Microsoft Excel, sau đó chọn File trên menu và nhấp vào Mở.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  Doanh thu thuần là gì? Cách tính doanh thu thuần

Microsoft Excel → File → Mở

Nhìn lại một loạt các tập tin, người dùng nên chọn các tập tin muốn giảm dung lượng -> Chọn Mở. Bước tiếp theo là nhấp vào tab Trang đầu trên thanh công cụ và nhấp vào Định dạng có điều kiện.

Tab trang chủ → Định dạng có điều kiện

Tại đây, bạn sẽ thấy phần Styles trên bảng điều khiển. Sau đó, bạn chỉ cần click vào Clear Rules (xóa quy tắc) -> Chọn Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong sheet) là xong.

Xóa quy tắc → Xóa quy tắc khỏi toàn bộ trang tính

Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy dung lượng các tập tin của mình giảm đi đáng kể. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng Microsoft Excel và các ứng dụng khác dễ dàng hơn.

Hướng dẫn nén ảnh để giảm dung lượng

Trong tất cả các cách để giảm kích thước File Excel, việc chèn ảnh sẽ khiến File của bạn nặng hơn. Do đó, bạn cần giảm dung lượng của các File đó. Vì vậy, trong Microsoft Excel có một cách để nén hình ảnh, giúp File của bạn nhẹ và gọn hơn.

Sau khi thực hiện các bước tương tự như đối với các phương pháp trên, hãy mở File bạn muốn giảm kích thước. Để mở Compression (hộp thoại nén dữ liệu), bạn cần nhấp vào hình ảnh cần nén rồi nhấp vào Format trên menu và chọn Compress Picture.

Hình ảnh nén → Định dạng → Nén hình ảnh

Mở hộp thoại nén, nhấp vào Xóa vùng ảnh đã cắt để hoàn tất quá trình nén ảnh đã chọn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giải nén toàn bộ ảnh trong file thì chọn Chỉ áp dụng cho ảnh này -> Bấm OK để hoàn tất.

Đây là cách giảm dung lượng hữu ích và nhanh chóng cho những ai mới bắt đầu làm quen và sử dụng Excel. Việc giải nén hình ảnh sẽ giúp các tập tin của bạn không bị quá tải. Từ đó, tập tin lưu trữ sẽ trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn rất nhiều so với tập tin cũ.

Ngoài cách trên, để giảm dung lượng bạn vẫn có thể áp dụng một số cách thông dụng khác. Mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  Cách bật bluetooth trên máy tính đơn giản với các hệ điều hành

Xóa định dạng không cần thiết khỏi các hàng và cột trống

Đây là một trong những hàm được nhiều người sử dụng để giảm dung lượng file trên Excel. Đây là một trong những phương pháp xóa định dạng không cần thiết khỏi trang tính.

Điều đầu tiên bạn cần làm là mở File cần chưa định dạng. Sau đó chọn các hàng và cột trống trong bảng tính. Người dùng cần thực hiện những việc sau:

Nhấp vào tất cả các ô được đánh số của hàng trống đầu tiên -> Chọn Ctrl (Command) + Shift + mũi tên xuống ↓.

Sau đó, chọn nút Home trên thanh công cụ -> Chọn Clear. Tiếp theo, người dùng cần nhấn vào Clear All để hoàn tất.

Với các bước đơn giản ở trên, sẽ dễ dàng hơn nhiều để loại bỏ rất nhiều định dạng không cần thiết khỏi các phần trống của trang tính. Quá trình thực hiện không quá phức tạp mà còn giúp giải phóng bộ nhớ để máy hoạt động tối ưu.

Nếu người dùng muốn tìm một ứng dụng tự động giảm dung lượng, họ có thể ưu tiên cho trình duyệt Virus. Nhờ phần mềm, người dùng sẽ không phải thường xuyên thực hiện các thao tác trên. Hãy tham khảo công cụ này ngay trong phần bên dưới.

Sử dụng trình duyệt vi-rút Macro

Một cách khác để giảm dung lượng File Excel hiệu quả hơn nhưng cần sử dụng đúng cách là sử dụng chương trình diệt vi rút có tên là Virus Macro. Các trình duyệt thường sẽ lây nhiễm các File văn bản, làm tăng kích thước của các File bị nhiễm.

Khi bạn mở File, Excel sẽ tự động mở các trang tính mới có tên “yyyy” hoặc “Book1” xuất hiện với cảnh báo Macro và nếu bạn muốn giảm kích thước, trước tiên bạn cần sử dụng phần mềm chống vi-rút macro.

Đây là một trong những công cụ thường được nhiều khách hàng lựa chọn để giúp giảm dung lượng file. Tuy nhiên, hạn chế khi cài đặt phần mềm này là mặc dù có thể diệt được virus macro nhưng sẽ không loại bỏ được chúng hoàn toàn.

Do đó, trong nhiều trường hợp dung lượng trong các tập tin vẫn rất nặng. Để khắc phục triệt để, bạn cần thực hiện theo quy trình cụ thể như sau:

Mình nghĩ bạn cần xem =>  Favicon là gì? Làm thế nào để tạo favicon ấn tượng cho website?

Mở File -> Sao chép (Copy) dữ liệu sang File khác -> Mở File mới -> Dán nội dung đã sao chép -> Chọn Lưu -> Xóa File cũ.

Bài viết trên đã nêu ra một số cách giúp ích cho những ai đang muốn giảm dung lượng file Excel khi sử dụng Microsoft. 5 cách làm trên đây có những thao tác cực kỳ đơn giản nên bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi sử dụng Excel một cách hiệu quả. Ngoài ra, công cụ sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa dung lượng trên thiết bị và đảm bảo máy tính hoạt động ổn định.

Theo Mây Bizfly chia sẻ

✤ Top 20 bài viết Tổng Hợp mới nhất :

Xem thêm nhiều Tổng Hợp mới hay

Leave A Reply

Your email address will not be published.