Giới thiệu Microsoft Excel : Tính năng, công dụng và mục đích sử dụng

Microsoft Excel là một chương trình phần mềm có sẵn trong bộ Microsoft Office 2019 và các phiên bản trước đó. Nó được sử dụng để tạo bảng tính, tài liệu trong đó dữ liệu được trình bày theo hàng và cột – giống như một bảng lớn.

Do tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu tuyệt vời, Excel đã trở thành một trong những chương trình phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh kể từ khi ra mắt vào năm 1985.

Microsoft Excel cùng với Microsoft Word và PowerPoint là ba phần mềm Office cơ bản nhất, có trong tất cả các phiên bản của Microsoft Office từ trước đến nay.

Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số. Hãy coi bảng tính như một tập hợp các cột và hàng cùng nhau tạo thành một bảng dữ liệu lớn. Các chữ cái thường được gán cho các cột và số thường được dùng để gán các hàng. Điểm mà một hàng và một cột gặp nhau được gọi là một ô. Địa chỉ của một ô dữ liệu được xác định bởi một chữ cái đại diện cho một cột và một số đại diện cho một hàng.

Excel được sử dụng để làm gì?

Các chương trình bảng tính điện tử ban đầu dựa trên bảng tính giấy và thường được sử dụng cho các công việc kế toán. Như vậy, cách trình bày của bảng tính trong Microsoft Excel cũng có những điểm tương đồng với bảng tính trên giấy. Dữ liệu liên quan được lưu trữ trong các bảng – một tập hợp các hộp hoặc ô hình chữ nhật nhỏ được sắp xếp theo hàng và cột.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  5 cách tính tổng trong Excel nhanh chóng nhất (Update 2020)

Tất cả các phiên bản của Excel và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ một số trang tính vào một File duy nhất và lưu chúng trực tiếp trên máy tính của bạn. File dữ liệu đó thường được gọi là sổ làm việc và mỗi trang tính trong sổ làm việc là một bảng tính (worksheet) riêng biệt.

Giới thiệu các ô và cột trong bảng tính Excel

Microsoft excel là gì Hình 1

Khi bạn nhìn vào màn hình Excel – hoặc bất kỳ màn hình bảng tính nào khác – bạn sẽ thấy một bảng tính hình chữ nhật được tạo thành từ các hàng (Rows) và các cột (Columns).

Trong các phiên bản Excel mới, mỗi bảng tính chứa khoảng một triệu hàng và 16.000 cột dữ liệu, vì vậy bạn cần một bản đồ địa chỉ để theo dõi vị trí của dữ liệu.

Các hàng ngang được xác định bằng các số (1, 2, 3), trong khi các cột dọc được xác định bằng các chữ cái trong hệ thống bảng chữ cái (A, B, C). Đối với các cột lớn hơn 26, chúng sẽ được xác định bằng hai hoặc nhiều chữ cái, ví dụ AA, AB, AC hoặc AAA, AAB …

Giao điểm giữa cột và hàng là một hình hộp chữ nhật nhỏ và được gọi là ô. Ô là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong trang tính và vì trang tính chứa hàng triệu ô như vậy nên mỗi ô được xác định bằng tham chiếu ô của nó.

Mình nghĩ bạn cần xem =>  Microsoft Word là gì? Khi nào nên sử dụng MS Word?

Tham chiếu ô là sự kết hợp của ký tự cột và số hàng, chẳng hạn như A3, B6 và AA345. Trong tham chiếu ô, ký tự cột luôn là ký tự được liệt kê đầu tiên.

Kiểu dữ liệu, công thức và hàm trong Excel

Microsoft excel là gì Hình 2

Các kiểu dữ liệu mà một ô có thể chứa bao gồm:

  • Con số
  • Tài liệu
  • Ngày và giờ
  • Giá trị boolean
  • Công thức

Công thức được sử dụng để tính toán, thường kết hợp dữ liệu chứa trong các ô khác. Các hộp dữ liệu này nằm trong các Trang tính khác nhau hoặc thậm chí trong các Sổ làm việc khác nhau.

Tạo công thức bắt đầu bằng cách nhập dấu “=” vào ô – nơi bạn muốn hiển thị câu trả lời. Công thức có thể bao gồm các tham chiếu ô đến vị trí của dữ liệu và một hoặc nhiều hàm bảng tính.

Các hàm trong Excel và các bảng tính điện tử khác là các công thức tích hợp được thiết kế để đơn giản hóa việc thực hiện nhiều phép tính – từ các thao tác thông thường như nhập dữ liệu ngày và giờ đến các phép toán. phức tạp hơn, chẳng hạn như tìm kiếm thông tin cụ thể trong các bảng dữ liệu lớn.

Microsoft Excel và dữ liệu tài chính

Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng trên kiểu dữ liệu này bao gồm:

  • Thực hiện các phép tính cơ bản như tính tổng các hàng và hoặc cột.
  • Tìm các giá trị xác định lãi hoặc lỗ.
  • Tính toán kế hoạch trả nợ cho các khoản vay hoặc thế chấp.
  • Tìm giá trị trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất và các giá trị thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu được chỉ định.
  • Thực hiện các hoạt động phân tích dữ liệu, trong đó các biến được sửa đổi đồng thời để xem nó ảnh hưởng như thế nào đến các dữ liệu khác như chi phí và lợi nhuận.
Mình nghĩ bạn cần xem =>  Hướng dẫn 5 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel (Cập nhật 2021)

Các cách sử dụng khác của Excel

Microsoft excel là gì Hình 3

Các cách sử dụng khác có thể có cho Excel bao gồm:

  • Vẽ biểu đồ hoặc biểu đồ của dữ liệu để hỗ trợ người dùng xác định xu hướng dữ liệu.
  • Định dạng dữ liệu thích hợp làm cho dữ liệu quan trọng dễ tìm và dễ nắm bắt.
  • In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong các báo cáo.
  • Sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
  • Liên kết dữ liệu bảng tính và biểu đồ để sử dụng trong các chương trình khác như Microsoft PowerPoint và Word.
  • Nhập dữ liệu vào các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác để phân tích.

Các lựa chọn thay thế cho Excel

Microsoft excel là gì Hình 4

Các chương trình bảng tính hiện tại khác có thể được sử dụng thay thế, bao gồm:

  • Google Trang tính: Một chương trình bảng tính dựa trên web hoàn toàn miễn phí.
  • Excel Online: Phiên bản nhỏ của ứng dụng Excel, dựa trên web và hoàn toàn miễn phí.
  • OpenOffice Calc: Một chương trình bảng tính có thể tải xuống miễn phí.
  • LibreOffice Calc: Một phần mềm tương tự như Microsoft Excel, nhưng miễn phí.

Thủ thuật trong Microsoft Excel

Xem thêm nhiều bài viết mới: Tin học Office mới hay

Nguồn : Canhrau

Leave A Reply

Your email address will not be published.