Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Bảng tính Excel có rất nhiều công thức với nhiều hàm khác nhau. Một trong những hàm liên tục hấp dẫn là hàm VLOOKUP và Microsoft Excel cũng có rất ít tài liệu về nó. Nhưng đôi khi, tốt nhất bạn nên tìm hiểu cách sử dụng hàm Vlookup bằng cách làm theo các ví dụ về bảng tính mẫu.

Lần đầu tiên tôi biết đến chức năng của hàm VLOOKUP trong Excel vào năm 2005, tôi đã xem qua cú pháp của nó, nó sẽ giống như sau:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Nó trông quá dài dòng và tôi không thể biết kết quả sẽ như thế nào. Nhưng nó không quá khó hiểu và tôi sẽ giải thích đầy đủ cách sử dụng hàm Vlookup Chi tiết dưới đây.

Khi nói đến việc học các công thức và hàm cơ bản trong Excel, tôi luôn muốn bắt đầu bằng một ví dụ dễ hiểu. Và bạn sẽ tìm thấy tất cả các hướng dẫn về cách sử dụng công thức hàm VLOOKUP trong bài viết này.

Hàm Vlookup là gì?

VLOOKUP (V là viết tắt của “Vertical”) là một hàm tích hợp trong Microsoft Excel cho phép bạn tra cứu dữ liệu giữa các cột khác nhau trong bảng tính. Cụ thể hơn, nó cho phép bạn tìm (tra cứu) một giá trị từ một cột dữ liệu và sau đó trả về một giá trị thích hợp hoặc một giá trị tương ứng từ một cột dữ liệu khác.

Công thức VLOOKUP thường trả về một trường duy nhất. Vậy làm cách nào để nó trả về kết quả này:

  • Bạn cung cấp tên hoặc giá trị Tra cứu để cho VLOOKUP biết hàng hoặc cột của bảng dữ liệu để tìm kiếm thông tin mong muốn.
  • Bạn cung cấp số cột – được gọi là Col_index_num – của dữ liệu bạn muốn tìm kiếm.
  • Chức năng tìm kiếm sẽ dựa trên giá trị Tra cứu mà bạn đã cung cấp.
  • Sau đó, hàm Vlookup sẽ tìm và trả về kết quả bạn tìm kiếm từ một bảng khác trong cùng một File Excel bằng cách sử dụng các giá trị bạn đã nhập.
Mình nghĩ bạn cần xem =>  Microsoft Word là gì? Khi nào nên sử dụng MS Word?

Ghi chú: Bài viết hướng dẫn sử dụng hàm Vlookup Điều này áp dụng cho Excel for Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010, bao gồm Excel cho Mac và Excel Online.

Cách tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) bằng VLOOKUP

Hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng hàm vlookup Hình 1

Trong hình trên, hàm Vlookup được sử dụng để tra cứu thông tin đơn giá của một mặt hàng dựa trên tên của nó. Cột “Sản phẩm” trở thành giá trị tra cứu mà hàm VLOOKUP sử dụng để tìm giá trong cột thứ hai.

Công thức hàm VLOOKUP – Cú pháp và đối số

Cấu trúc công thức của hàm VLOOKUP Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn vị trí của hàm và bao gồm tên, dấu ngoặc và logic của hàm, và đây là cú pháp VLOOKUP:

= VLOOKUP (lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Tra cứu _value (giá trị bắt buộc) giá trị bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của đối số Table_array.

Table_array (giá trị bắt buộc) là bảng dữ liệu mà hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm để lọc ra thông tin bạn đang cố gắng theo dõi:

  • Table_array phải chứa ít nhất hai cột dữ liệu.
  • Cột đầu tiên thường chứa cùng giá trị với Lookup_value.

Col_index_num (giá trị bắt buộc) số cột của giá trị bạn muốn tìm:

  • Việc đánh số bắt đầu bằng cột Lookup_value, là cột 1
  • Nếu Col_index_num có giá trị lớn hơn số cột được chọn trong đối số table_array, thì lỗi #REF!

Range_lookup (giá trị tùy chọn) cho phép sắp xếp phạm vi theo thứ tự tăng dần.

  • Dữ liệu trong cột đầu tiên được sử dụng làm Khóa sắp xếp
  • Là một biến Boolean TRUE hoặc FALSE
  • Nếu không, giá trị mặc định sẽ được đặt thành TRUE
  • Nếu được đặt thành TRUE hoặc bị bỏ qua và không tìm thấy kết quả chính xác như Lookup _value, thì kết quả gần nhất có cùng giá trị hoặc nhỏ hơn sẽ được sử dụng làm từ Key tìm kiếm (search_key).
  • Nếu được đặt thành TRUE hoặc bị bỏ qua và cột đầu tiên của bảng dữ liệu table_array không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kết quả hiển thị có thể sai.
  • Nếu được đặt thành FALSE, hàm VLOOKUP chỉ chấp nhận các kết quả chính xác cho Lookup_value.
Mình nghĩ bạn cần xem =>  Microsoft Office 365 là gì? Những lợi ích khi sử dụng Office 365

Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần

Mặc dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng tốt nhất bạn nên ưu tiên sắp xếp dữ liệu mà VLOOKUP đang tìm kiếm theo thứ tự tăng dần bằng cách sử dụng tính năng này. Sắp xếp & Lọc trong Excel để sắp xếp lại.

Nếu dữ liệu không được sắp xếp, hàm VLOOKUP có thể trả về kết quả không chính xác.

Phân biệt giữa đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng

Hàm VLOOKUP có thể sử dụng một giá trị để nó chỉ trả về kết quả khớp chính xác (FALSE) cho Lookup _value hoặc có thể được đặt để trả về kết quả khớp gần đúng (TRUE).

Phần tử được xác định là đối số Range_lookup:

  • Nếu được đặt thành FALSE, nó chỉ trả về thông tin liên quan đến kết quả của trận đấu chính xác Tra cứu _value.
  • Nếu được đặt thành TRUE hoặc bị bỏ qua, nó sẽ trả về thông tin chính xác hoặc gần đúng về Tra cứu _value.

Trong ví dụ hình ảnh đầu tiên của bài viết, Range_lookup được đặt thành FALSE để hàm VLOOKUP phải tìm một đối sánh chính xác cho cụm từ “Máy hút bụi” trong bảng dữ liệu để có thể trả về giá thành của sản phẩm đó. Nếu bạn không thể tìm thấy một kết hợp chính xác, lỗi # N / A sẽ được trả về là kết quả của giá trị VLOOKUP.

Ghi chú: VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường, vì vậy “máy hút bụi” hoặc “máy hút bụi” đều là cách viết có thể chấp nhận được trong ví dụ trên.

Điều gì xảy ra nếu có quá nhiều giá trị được so khớp? Ví dụ: “Máy hút bụi” được liệt kê nhiều lần trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu Table_array Kết quả trả về bởi hàm VLOOKUP sẽ từ trên xuống dưới.

Cách sử dụng hàm Vlookup bằng hộp thoại Đối số Hàm

Hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng hàm vlookup Hình 2

Trong hình ảnh ví dụ trên, công thức sau chứa hàm Vlookup được sử dụng để tìm đơn giá của “Máy hút bụi” trong bảng dữ liệu.

=VLOOKUP(A2,$E$2:$F$6,2,FALSE)

Mặc dù công thức Excel chỉ nên được nhập từ các ô trong bảng tính Excel. Một tùy chọn khác là sử dụng hộp thoại của hàm (như trong hình trên) để nhập các đối số của nó.

  • Sử dụng hộp thoại Đối số của hàm giúp bạn dễ dàng nhập các đối số của hàm một cách chính xác và loại bỏ sự cần thiết phải nhập dấu phân cách giữa các đối số.
Mình nghĩ bạn cần xem =>  Hướng dẫn 4 cách chèn thêm cột trong Microsoft Excel

Các bước dưới đây được sử dụng để nhập hàm Vlookup trong ô B2 bằng cách sử dụng hộp thoại Đối số Hàm của hàm.

Cách mở hộp thoại của hàm Vlookup

Bước 1: Chọn ô B2 Để biến nó thành một ô, chúng tôi thêm một hàm VLOOKUP – vị trí hiển thị kết quả của hàm Vlookup.

Bước 2: Lựa chọn tab Công thức.

Bước 3: Chọn Tra cứu & Tham khảo từ thanh Menu ngang để mở danh sách chức năng thả xuống.

Bước 4: Chọn VLOOKUP trong danh sách để bắt đầu hiển thị hộp thoại Đối số hàm của hàm.

Hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng hàm vlookup Hình 3

Dữ liệu được nhập vào bốn hàng trống trong hộp thoại là các đối số của hàm VLOOKUP.

Các lỗi thường gặp trong hàm Vlookup

Hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng hàm vlookup Hình 4

Có 2 lỗi mà bất kỳ người dùng Excel nào khi sử dụng hàm VLOOKUP thường gặp phải:

Lỗi # N / A (Giá trị không tồn tại) sẽ bị ảnh hưởng khi:

  • Lookup_value Không thể tìm thấy giá trị trong cột của Table_array.
  • Table_array không có đối số chính xác về Lookup_value. Ví dụ: đối số có thể chứa dữ liệu trống.
  • Range_lookup được thiết lập để trở thành Sai (đối sánh chính xác) và không thể tìm thấy dữ liệu chính xác của đối số Lookup_value.
  • Range_lookup được thiết lập để trở thành Thật (đối sánh gần đúng) và tất cả các giá trị trong cột dữ liệu không có kết quả giống hoặc ít hơn đối số Lookup_value.

#REF! được hiển thị khi:

  • Col_index_num có giá trị lớn hơn số cột được chọn trong bảng dữ liệu Table_array.

Xem thêm nhiều bài viết mới: Tin học Office mới hay

Nguồn : Canhrau

Leave A Reply

Your email address will not be published.