Project Manager là gì? Những trách nhiệm, vai trò của người đội trưởng lèo lái dự án tới thành công

Vị trí Giám đốc dự án luôn là một mắt xích quan trọng trong kinh doanh và sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn khi mô hình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Tìm hiểu thêm về Project Manager với Rapidsharefiles, bạn cần làm gì để trở thành PM và bạn cần những kỹ năng gì?

Quản lý dự án là gì? (BUỔI CHIỀU)

Giám đốc Dự án là người giữ vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án đúng thời hạn, ngân sách và phạm vi công việc. Họ cũng chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhân sự dự án, nguồn lực thực hiện và sự thành công hay thất bại của dự án.

Bằng cách giám sát các dự án phức tạp từ đầu đến cuối, các nhà quản lý dự án có thể định hình quỹ đạo của tổ chức của họ, giúp giảm chi phí, tối đa hóa hiệu quả và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Nghiệp.

Trách nhiệm của Quản lý dự án?

Nhiệm vụ chính xác của người quản lý dự án sẽ phụ thuộc vào tổ chức, lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó và các loại dự án mà PM được giao nhiệm vụ giám sát. Nhưng nói chung, tất cả các nhà quản lý dự án sẽ chia sẻ trách nhiệm về những gì thường được gọi là “vòng đời dự án”, bao gồm năm giai đoạn (hoặc quy trình) đó là:

• Khởi động

• Lập kế hoạch

• Thực thi

• Giám sát và kiểm soát

• Kết thúc

Trên thực tế, 5 giai đoạn này không thể được coi là 5 bước, đúng hơn, chúng là những quy trình mà người quản lý dự án sẽ phải liên tục quay lại trong suốt vòng đời của một dự án.

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn từng giai đoạn của vòng đời dự án, cũng như các trách nhiệm khác nhau mà người quản lý dự án phải đảm nhận trong mỗi giai đoạn.

1. Khởi xướng

Người quản lý dự án bắt đầu mỗi dự án mới bằng cách xác định các mục tiêu chính của dự án, mục đích và quy mô của dự án. Họ cũng xác định các bên liên quan chính bên trong và bên ngoài, thảo luận về các kỳ vọng được chia sẻ và đạt được sự ủy quyền cần thiết để tiến hành một dự án.

Các câu hỏi chính mà người quản lý dự án cần trả lời trong giai đoạn bắt đầu bao gồm:

• Tầm quan trọng của dự án như thế nào?

• Vấn đề cụ thể cần giải quyết là gì?

• Kết quả mong muốn là gì?

• Tiêu chí thành công của dự án là gì?

• Các bên liên quan trong dự án này là ai? Ai bị ảnh hưởng, hoặc ai đang ảnh hưởng đến dự án này?

• Các yêu cầu và ràng buộc trong dự án này là gì?

• Chúng ta phải thực hiện những giả định nào?

• Dự án sẽ được tài trợ như thế nào?

• Những công việc nào thuộc phạm vi của chúng tôi? Và những gì là ngoài phạm vi?

• Dự án này đã được thực hiện trước đây chưa? Nếu vậy, kết quả là gì? Những thông tin nào từ dự án quá khứ đó nên được xem xét trong dự án này?

Điều quan trọng cần biết là Trình quản lý dự án không làm điều này một mình. Thông thường, Người quản lý dự án không được chỉ định cho đến khi phần lớn công việc này được hoàn thành tốt.

Tuy nhiên, ngay sau khi Giám đốc Dự án được giao một nhiệm vụ, anh ta hoặc cô ta sẽ cần phải tham gia đầy đủ vào công việc trên, điều này sẽ dẫn đến việc một dự án được chính thức thuê và chuyển giao.

2. Lập kế hoạch

Sau khi điều lệ được thông qua, các nhà quản lý dự án làm việc với các bên liên quan để tạo ra một kế hoạch dự án từ tổng quan đến chi tiết nhằm đạt được các mục tiêu đã vạch ra.

Kế hoạch được thiết lập trong quá trình này giúp các nhà quản lý dự án giám sát các vấn đề về quy mô, chi phí, tiến độ, rủi ro, chất lượng và thông tin liên lạc. Trong giai đoạn này, các PM sẽ vạch ra các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng và xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành từng công việc.

Điều quan trọng cần lưu ý là “lập kế hoạch” dự án không thực sự kết thúc cho đến khi dự án hoàn thành. Kế hoạch dự án sẽ là một tài liệu liên tục được phát triển và thay đổi khi dự án tiến triển.

3. Thực hiện

Trong giai đoạn này, các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc được chỉ định trong kế hoạch dự án để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vai trò của người quản lý dự án là phân công công việc này và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ. Người quản lý dự án cũng sẽ thường:

• Đảm bảo nhóm không bị phân tâm khỏi công việc và mục tiêu

• Tạo điều kiện giải quyết vấn đề

• Dẫn dắt nhóm thông qua các thay đổi của dự án

4. Giám sát và Kiểm soát

Mặc dù được liệt kê là giai đoạn thứ tư, các quá trình giám sát và kiểm soát thực tế bắt đầu khi bắt đầu một dự án và tiếp tục trong suốt quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Trong giai đoạn giám sát và kiểm soát, công việc của người quản lý dự án bao gồm:

• Giám sát tiến độ của một dự án

• Quản lý ngân sách dự án

• Đảm bảo đạt được các mốc quan trọng

• So sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất dự kiến ​​/ dự kiến

Tất nhiên, mọi thứ hiếm khi diễn ra đúng như kế hoạch. Do đó, người quản lý dự án phải đủ linh hoạt để làm việc trong kế hoạch của dự án nhưng sẵn sàng thích ứng khi cần thiết.

5. Kết thúc

Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án cố gắng đảm bảo hoàn thành tất cả các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả cuối cùng. Trong khi kết thúc một dự án, các nhà quản lý dự án sẽ:

• Thông báo cho khách hàng về việc hoàn thành dự án

• Giải phóng mọi nguồn lực (ngân sách hoặc nhân sự) không còn cần thiết cho dự án

• Xem xét công việc của các nhà cung cấp hoặc đối tác bên thứ ba để chốt hợp đồng và thanh toán hóa đơn của họ

• Lưu trữ các File dự án quan trọng để tham khảo và sử dụng trong tương lai

Sau khi dự án hoàn thành, Quản lý dự án cũng sẽ là người tiến hành đánh giá để cả nhóm rút ra những bài học kinh nghiệm chính. Hiểu những gì bạn đã làm được, chưa làm được, làm thế nào có thể cải thiện và những gì không nên làm, từ đó rút kinh nghiệm và cải thiện phương pháp quản lý dự án trong tương lai.

Một ngày làm việc của Quản lý dự án trông như thế nào?

Như đã đề cập ở trên, các nhiệm vụ tiêu tốn thời gian của Trình quản lý dự án cụ thể sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào giai đoạn dự án đang ở giai đoạn nào trong vòng đời dự án.

Như đã nói, có một số nhiệm vụ chung mà bất kỳ người quản lý dự án giỏi nào cũng có thể thực hiện hàng ngày. Bao gồm:

• Giao tiếp với các thành viên trong nhóm: Với tư cách là Người quản lý dự án, bạn phải thành thạo trong việc giao tiếp với những người khác trong bất kỳ phương tiện nào, cho dù thông qua email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn hoặc các cuộc họp nhóm. Người quản lý dự án phải thường xuyên trao đổi với các thành viên trong nhóm để xác định tình trạng của các dự án khác nhau và các rào cản tiềm ẩn cần được giải quyết.

• Giao tiếp với các bên liên quan chính: Cũng quan trọng như giao tiếp với các thành viên trong nhóm, Người quản lý dự án phải thường xuyên cập nhật các bên liên quan chính về tiến độ dự án và đảm bảo rằng dự án luôn cập nhật những thay đổi của công ty. Giao tiếp này có thể có nhiều hình thức, bao gồm báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, trang tổng quan được cập nhật thường xuyên hoặc email, cuộc gọi hoặc cuộc họp nhanh.

• Xác định và giải quyết vấn đề: Trong quá trình thực hiện bất kỳ dự án nào, các vấn đề như phạm vi, ngân sách, phân bổ nguồn lực và các vấn đề khác thường phát sinh. Vai trò của PM là đảm bảo các vấn đề này được giải quyết một cách hiệu quả để giữ cho dự án đi đúng hướng.

• Thiết lập ngân sách: Đối với các dự án quy mô nhỏ, việc ước tính chi phí có thể là công việc hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng. Nhưng đối với các dự án lớn hơn với nhiều loại chi phí khác nhau cần lưu ý, Người quản lý dự án có thể dành thời gian để xem xét ngân sách mỗi ngày để đảm bảo dự án không vượt quá các nguồn lực hiện có. Điều này cũng bao gồm việc xem xét, xử lý và phê duyệt hóa đơn từ các nhà cung cấp bên ngoài nếu dự án bao gồm các quan hệ đối tác như vậy.

• Quản lý thời gian và phê duyệt: Để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, nhiều Quản lý dự án sử dụng bảng chấm công hoặc phần mềm quản lý dự án để theo dõi các thành viên trong nhóm. Ngoài việc đảm bảo rằng các dự án đang diễn ra theo đúng kế hoạch, điều này giúp Người quản lý dự án di chuyển các nguồn lực giữa các dự án khi cần thiết.

• Xây dựng đội ngũ: Người quản lý dự án giỏi không chỉ quản lý các bước của một dự án. Họ cũng sẽ quản lý các thành viên trong nhóm để giúp họ làm việc hiệu quả và vui vẻ. Một phần trong số đó là thiết kế các bài tập giúp nâng cao tinh thần của cả nhóm, đặc biệt là sau nhiều tuần hoặc giai đoạn thử thách trong một dự án. Tụ tập mỗi tuần một lần hoặc tổ chức Happy Hour là một trong những ý tưởng bạn có thể tham khảo.

Mức lương của Giám đốc dự án?

Project Manager là công việc đòi hỏi kỹ năng và trách nhiệm cao nên mức lương dành cho họ cũng khá cao. Theo khảo sát tiền lương trong ấn bản thứ chín của PMI, mức lương trung bình hàng năm của một Quản lý dự án ở Hoa Kỳ là 108.200 đô la. Dưới đây là mức lương trung bình hàng năm theo tình trạng chứng nhận và kinh nghiệm để bạn tham khảo

Một số trang web mà bạn có thể tìm kiếm cơ hội cho công việc này là:

• Viện quản lý dự án

• Thật

• Workopolis

• Cửa kính

Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành Quản lý dự án trong tương lai, điều quan trọng là bạn phải hiểu Quản lý dự án là gì và phát triển các kỹ năng cần thiết để làm việc xung quanh nghề nghiệp này. Học tập chăm chỉ và kiếm cho mình một bằng quản lý dự án nâng cao là một cách để học hỏi và cải thiện những kỹ năng đó, đồng thời giúp bạn tiếp thị thành công bản thân với nhà tuyển dụng. như một thỏa thuận lương trước ban lãnh đạo công ty, giúp bạn có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực này.

Theo Rapidsharefiles